POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
GRUPO SYSTEM FORMACIÓN – ECUADOR
Última actualización: Junio de 2026
Grupo System formación (en adelante, «La Institución»), en estricto cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) de la República del Ecuador, se compromete a garantizar la confidencialidad, integridad, privacidad y seguridad de los datos personales recopilados de sus estudiantes, usuarios, clientes y proveedores (en adelante, «El Titular») a través de sus sitios web, plataformas virtuales de aprendizaje, formularios de registro, aplicaciones de mensajería (como WhatsApp) y canales presenciales.
Al proporcionar sus datos personales, El Titular acepta de manera libre, previa, expresa, informada e inequívoca el tratamiento de su información conforme a los términos detallados en esta política.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados es Grupo System formación, con domicilio principal y operaciones en la ciudad de Cuenca, Ecuador. Para cualquier duda, consulta o ejercicio de derechos relacionados con esta política, El Titular puede comunicarse a través de los canales oficiales de atención al estudiante o al correo institucional de soporte: info@gruposystem.com.ec
2. DATOS PERSONALES RECOPILADOS
La Institución recopila únicamente los datos que resultan estrictamente necesarios para la correcta prestación de sus servicios educativos y de capacitación. Estos datos pueden incluir:
Datos de Identificación y Contacto: Nombres completos, número de cédula o RUC, dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil y dirección domiciliaria.
Datos Académicos y Profesionales: Nivel de instrucción, profesión, historial de asistencia, calificaciones, interacciones en el aula virtual y progreso en las certificaciones académicas.
Datos de Facturación: Información necesaria para la emisión de comprobantes de venta electrónicos de acuerdo con los requisitos del Servicio de Rentas Internas (SRI).
Datos Tecnológicos y de Navegación: Dirección IP, identificadores de dispositivos, tipo de navegador, cookies, registros de accesos simultáneos y geolocalización dentro de la plataforma virtual (utilizados para auditorías de seguridad y control de inactividad).
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Los datos personales recabados por Grupo System formación serán tratados para las siguientes finalidades legítimas:
Gestión Académica y Administrativa: Procesar la matrícula, dar de alta y administrar las credenciales de acceso a la plataforma virtual, evaluar el rendimiento, registrar la asistencia y emitir los certificados correspondientes de aprobación o asistencia.
Reporte a Organismos Reguladores: Enviar los registros de estudiantes y notas a los entes de control correspondientes en el Ecuador (como el Ministerio del Trabajo – MDT) para la validación y registro oficial de las certificaciones que lo requieran.
Comunicación y Soporte: Notificar al estudiante sobre actualizaciones de horarios, recordatorios de inactividad, respuestas de asistencia técnica del sistema automatizado de atención (Verónica) o tutores, y coordinar actividades dentro de las aulas virtuales o canales oficiales de comunicación.
Fines Comerciales y de Mercadotecnia: Previo consentimiento del Titular, enviar información sobre nuevas ofertas académicas, cursos, maestrías, talleres, promociones y eventos organizados por La Institución.
4. BASE DE LEGITIMACIÓN DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de los datos personales se fundamenta legalmente en:
La ejecución de un contrato o relación precontractual: Necesaria para brindar el servicio educativo contratado por El Alumno.
El cumplimiento de obligaciones legales: Requerido por el SRI, la Ley de Compañías y las normativas que regulan la capacitación profesional en Ecuador.
El consentimiento explícito: Otorgado por El Titular al momento de registrarse en los formularios informativos o presionar los botones de aceptación de términos en la web.
5. TRANSFERENCIA Y COMUNICACIÓN DE DATOS
Grupo System formación no vende, alquila ni cede los datos personales de sus usuarios a terceros con fines comerciales ajenos a la institución. No obstante, los datos podrán ser comunicados a:
Autoridades públicas y organismos gubernamentales del Ecuador (como el MDT o el SRI) en estricto cumplimiento de normativas legales aplicables.
Proveedores de servicios tecnológicos externos necesarios para el funcionamiento de la institución (como alojamiento de servidores, pasarelas de pago seguro, plataformas de automatización o sistemas de gestión de relaciones con clientes – CRM), quienes actúan en calidad de «Encargados del Tratamiento» y bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
6. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Institución implementa medidas de seguridad técnicas, organizativas y administrativas idóneas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones, destrucción o uso indebido. Entre estas medidas se incluye el cifrado de datos en pasarelas de pago, el control de acceso restringido a las bases de datos por parte del personal y sistemas automatizados de auditoría informática que monitorizan accesos inusuales o simultáneos a las aulas virtuales.
7. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recopilados y para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y de la relación contractual.
Los datos correspondientes a registros históricos académicos, certificaciones emitidas y notas se mantendrán de forma indefinida en el archivo histórico de La Institución para garantizar que el estudiante pueda solicitar copias o validaciones de sus títulos en el futuro.
Los datos de cuentas que entren en estado de inactividad por más de treinta (30) días serán migrados al archivo histórico de seguridad de los servidores activos de acuerdo con los Términos de Uso.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES (DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN – ARCO)
De conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, El Titular de los datos tiene derecho a solicitar a La Institución en cualquier momento:
Acceso: Conocer qué datos personales suyos están siendo tratados y las condiciones del tratamiento.
Rectificación y Actualización: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Eliminación o Supresión: Solicitar el borrado de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines que fueron recopilados, siempre que no exista una obligación legal o contractual que lo impida.
Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, como el envío de publicidad o prospección comercial.
Para ejercer estos derechos, El Titular deberá enviar una solicitud formal por escrito a los canales oficiales de atención o soporte de Grupo System formación, detallando su nombre, número de identificación y el derecho que desea ejercer. La Institución responderá a la solicitud dentro de los plazos fijados por la ley ecuatoriana.
9. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
La Institución se reserva el derecho de realizar cambios, modificaciones o actualizaciones a la presente Política de Privacidad en cualquier momento. Toda variación sustancial será publicada en el sitio web oficial y entrará en vigencia inmediatamente para asegurar la total transparencia ante los usuarios.